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從老鷹與鼴鼠的故事,學習如何提升項目溝通管理

    《伊索寓言》中有一個老鷹與鼴鼠的故事:擁有敏銳的目光的老鷹打算撫育后代,因此挑選了一棵枝繁葉茂的橡樹準備定居下來,這時,常年居住在橡樹下面的鼴鼠就提醒老鷹說:“這棵樹不安全,請不要再這里搭窩。”但是老鷹很輕蔑的無視鼴鼠的勸告,立即動手筑巢,不久之后,一窩可愛的子女就出生了。一天早晨,老鷹外出捕食回來后,發(fā)現(xiàn)那棵橡樹已經(jīng)倒掉,它的子女們?nèi)克に懒耍匆娧矍暗那榫?,老鷹悲痛不已。這時,鼴鼠過來說:“早就警告過你,我就在地底打洞,和樹根非常接近,樹根早就爛完了,可是你不聽。”
    伊索寓言故事是一些提出問題并讓人反思的文章,并沒有告訴我們?nèi)绾谓鉀Q這些問題,那么我們就把老鷹撫育后代這件事情當作一個項目,來分析一下這個項目最終失敗的原因,以及我們能從中得出什么經(jīng)驗和教訓。
    從故事中不難看出,老鷹之所以失去子女(項目失敗)是因為沒有聽取鼴鼠(干系人)的意見,而如何避免這種事情發(fā)生,下面我們從項目管理者和項目干系人兩方的角度進行分析。 作為項目管理者(老鷹),在項目初期沒有聽取鼴鼠的建議,原因有兩個:
    1、沒有制定有效的項目溝通計劃
雖然作為項目干系人的“鼴鼠”已經(jīng)提出了自己的意見,但是項目管理者并沒有采納,也就是說項目溝通計劃的制定并沒有起到應有的效果,項目過程中沒有按照項目溝通計劃執(zhí)行,或者根本就沒有制定項目溝通計劃。
    為了保證項目的順利實施,項目干系人之間需要有明確的溝通渠道和溝通方式,因此制定項目溝通計劃在項目管理過程中是必須的,項目溝通計劃的目的是為了建立項目干系人之間交流的橋梁。不僅如此,項目溝通計劃中還需要確定項目干系人之間的溝通級別,在故事中,鼴鼠提出的意見屬于影響項目成敗的關(guān)鍵信息,這種信息的評價不能只是由項目管理者(老鷹)單獨進行,而是需要使用“專家判斷”或者更嚴格的控制方式進行評價,而且在評價通過前,項目是不允許進入下一階段的。
    2、錯誤的將鼴鼠排除在項目干系人之外
    項目管理者在前期進行項目干系人分析時,沒有將鼴鼠列入其中,認為鼴鼠并不是干系人,所以即使制定了項目溝通計劃,對于不屬于項目干系人的“鼴鼠”,項目管理者也沒有聽取它的意見,從而導致項目失敗。
    如何識別干系人,首先要明確干系人的定義,項目干系人(stakeholders)包括項目當事人和其利益受該項目影響(受益或受損)的個人和組織;也可以把他們稱作項目的利害關(guān)系者。除了上述的項目當事人外,項目干系人還可能包括政府的有關(guān)部門、社區(qū)公眾、項目用戶、新聞媒體、市場中潛在的競爭對手和合作伙伴等;甚至項目班子成員的家屬也應視為項目干系人。
    作為項目干系人(鼴鼠),雖然提出了自己的意見,但在意見被拒絕時時沒有進一步的采取措施,而只是在項目失敗后才“馬后炮”式的過來安慰,也是項目失敗的一個重要原因。
    我們可以把鼴鼠當成組織中的一名成員,但它不屬于老鷹所負責的項目,在這種情況下我們再分析下故事,鼴鼠沒有對老鷹負責的項目做出100%的努力(只是口頭進行了警告),因為老鷹項目的成敗,表面上看是和鼴鼠沒有直接利益關(guān)系的,但為什么我們要鼓勵“鼴鼠”們還要采取進一步措施呢?站在組織的戰(zhàn)略意義上來講,如果老鷹所負責的項目沒有成功,那么組織的戰(zhàn)略任務就可能無法達成,如果最終導致組織解散,那么作為組織成員的“鼴鼠”的利益當然也會受損,所以當這種情況發(fā)生在實際工作中時,希望“鼴鼠”的視野能夠放得廣一點,不要局限在自己所負責的項目上。
    本文所談到的溝通原則不僅僅適用于項目管理中,在企業(yè)管理中一樣適用。在企業(yè)管理中,只有建立一種自上而下的良好溝通制度,企業(yè)才能發(fā)展壯大。
 
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